神奈川県を中心にマンション・ビルの大規模修繕工事
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分譲マンションを購入するということは「区分所有者」になるということです。一軒家では自分たちが家を管理していきます。マンションでは区分所有者全員が「管理組合」を結成し自分たちで管理していくという仕組みになっていて、マンションを購入した時点で管理組合に加入することになるのです。

とはいえ、組合員＝マンションの入居者が全員集まって話し合いをしたり管理業務をしたりするのは現実的ではありません。そこで、組合員の中から役員（代表者）を決めて「理事会」を結成し、マンションの管理の方針について話し合って決定します。

なお、組合員は全員管理費や修繕積立金を支払い、これが日々の管理や修繕の原資となります。また、清掃や建物のメンテナンスなど日々の管理・維持業務は委託したマンションの管理会社が行うのが一般的です。

管理組合の主な役割

マンション管理組合の大きな役割はマンションの維持・管理です。共用部の清掃、設備のメンテナンス・修理・交換、建物の修繕、マンション内のルール・規則の決定や見直し、防災対策、共用部の火災保険や地震保険の加入や見直し、予算管理、管理規約の見直し・変更など、非常に多くの事柄について組合員の意見を取りまとめて理事会で検討し、意思決定を行っていきます。これらの役割の中でもとりわけ重大なものが大規模修繕工事となります。

管理組合の理事長や役員の選び方

管理組合の役員には理事長、副理事長、理事、会計担当理事、監事などの役職があります。各役職の主な役割について、下表でまとめました。

主な役員	主な業務
理事長	・管理組合の代表で業務を統括する ・定期的に開催する理事会で、規約や使用細則などを決議し、職務執行の状況を報告する ・通常総会で組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をする
副理事長	・理事長の補佐や、理事長不在時の代行
理事	・理事会を構成し、防災、初期、会計、施設など管理組合の各業務を担当する ・管理組合に損害を及ぼすおそれのあることを発見したときは、監事に報告する
会計担当理事	・管理費等の収納、保管、運用、支出などの会計業務を行う
監事	・組合の業務の執行や財産状況を監査し、結果を総会に報告する ・業務の執行や財産状況について不正があると認められるときは臨時総会を招集できる

役員の決め方としては、フロアごとなど順番を決めて毎年持ち回り制で役員を決定する輪番制、組合員が自ら名乗りを挙げて役員になる立候補、組合員の中からふさわしい人を役員に推す推薦という3つの方法があります。いずれにしても候補者は組合員の総会で決議を経て役員に就任します。

大規模修繕は管理組合の仕事の中でも特に重要かつ大がかりなものです。ここからは大規模修繕において管理組合の理事会が果たすべき役割について見ていきましょう。

「修繕委員会」を立ち上げる

まず大規模修繕の計画段階で「修繕委員会」を結成します。修繕委員会は組合員の意見を取りまとめ、大規模修繕の計画や対応をサポートする組織です。修繕委員会と理事会が意見を出し合い、大規模修繕を進めていく必要があります。また、専門的な見地と第三者視点から大規模修繕に関する助言を得るために、コンサルタントも交えて進めていきましょう。

修繕委員会を立ち上げる方法やポイントについては以下の記事でさらに詳しくご紹介しています。

マンション住民、近隣への対応

大規模修繕の期間中はどうしてもマンションの居住者や近隣の住民の日常生活に影響が及ぶため、苦情・クレーム、あるいは問い合わせが発生する可能性が高くなります。騒音や振動などの苦情は施工業者が対応しますが、管理組合においても窓口を設置するなど対応できる体制を整えておきましょう。

また、あらかじめ工事の日取りや発生する影響がわかっていれば苦情やクレームの軽減につながります。掲示板で工事日程を明らかにするなどの情報発信も非常に重要です。

工事の進捗状況の確認

工事がスケジュール通りに進んでいるか？トラブルが発生していないか？といった工事の進捗状況の確認も重要な理事会の役割です。第三者の視点でチェックできるようコンサルタントに依頼し、ともに進捗状況を確認し、工事定例会で状況を共有しましょう。

完成時の竣工確認

工事が完了したら修繕委員会、管理組合、理事会、コンサルタントが竣工確認を行います。工事に不備がないか、追加で修繕すべき箇所がないかを確認し、問題がなければ引き渡しとなります。管理組合や理事会は、施工業者から以下のような引渡し書類を受け取ります。

マンション大規模修繕工事完成時の主な引渡し書類
・竣工（完成）図面 ・各工事（防水・塗装など）の保証書 ・工事工程写真および完成写真 ・材料出荷証明書 ・作業日報および打合せ議事録など

上記の引渡し書類を理事会で確認します。また、これらは次の大規模修繕で必要となるため、紛失しないようきちんと保管しておきましょう。

以上、大規模修繕時にマンションの管理組合が果たすべき役割について見てきました。大規模修繕を成功させるためには、以下のようなことを意識して進めましょう。

役割分担して負担を減らす

まずはしっかりと役割分担をし、誰かに過大な負担がかからないようにしましょう。大規模修繕では修繕委員会、理事会、管理組合、管理会社、コンサルタント、施工業者など、さまざまな組織や人が関わりあいます。

特に入居者から結成される修繕委員会、理事会、管理組合はほとんどが専門的な知識を有していない一般人です。また、各々に仕事や家庭の都合があります。誰が何をするのか？修繕委員会を中心として役割を明確にしておき、なるべく不公平感がないよう仕事を割り振りましょう。

管理会社、コンサルタント、施工業者としっかりと連携をとり、必要に応じてサポートを受けましょう。

優良な施工業者を選ぶ

大規模修繕では施工業者の選定が肝となります。工期中は入居者や近隣住民の日常生活に大きな影響を及ぼします。専門家であるコンサルタントの助言やサポートを受けながら施工業者を選ぶことになりますが、「どこに依頼するか？」という最終的な判断は理事会が下します。

工事の品質や技術力、実績に加えて、安全対策をしっかりしているか？入居者や近隣住民に配慮しているか？情報をこまめに共有してくれるか？といった点も考慮して選びましょう。

マンションの大規模修繕の施工業者を選ぶポイントについては以下の記事でさらに詳しく解説しています。

以上のように、管理組合ではマンションの管理・維持に関してさまざまな役割を担わなければならず、特に大規模修繕の際には大役を果たさなければなりません。

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